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Restaurants : tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité (sans se prendre la tête)

L'Equipe Pongo
-
January 29, 2021

Vous vous posez des questions sur la comptabilité de votre restaurant ? C’est normal : cet aspect de la gestion est souvent intimidant quand on n’y connait rien… On a réuni ici l’essentiel des points à connaître pour bien appréhender sa comptabilité, les écritures dans le plan comptable ou son bilan en fin d’année !

Index :

  1. La comptabilité des restaurants en bref
  2. Faut-il faire appel à un comptable pour mon restaurant ? 
  3. La comptabilité des restaurants au jour le jour
  4. Comptabilisation des recettes d'un restaurant
  5. Comptabilisation des dépenses d'un restaurant
  6. A quoi sert le ticket Z ? 
  7. Comment la comptabilité peut vous aider à calculer la rentabilité de votre restaurant ? 
  8. Le bilan comptable de fin d'année

 

La comptabilité des restaurants en bref

 

  • En tant que sociétés, les restaurants sont soumis à une obligation de comptabilité générale. Plus précisément, ils doivent tenir une comptabilité d’engagement : cela signifie qu’ils doivent saisir, à mesure qu’ils apparaissent, tous les mouvements de patrimoine dans leur comptabilité (dépenses et recettes).

 

  • Sauf exceptions, les bénéfices d’un restaurant sont soumis à l’impôt sur les sociétés. Il faut aussi collecter et déclarer la TVA sur les recettes (10%, ou 20% sur les boissons alcoolisées). En contrepartie, les restaurants sont exonérés de TVA sur leurs achats. Au régime normal, la TVA doit être déclarée mensuellement.

 

  • En fin d’année (ou d’exercice comptable), les restaurants doivent procéder à l’inventaire at à leur bilan comptable.

Faut-il faire appel à un comptable pour mon restaurant ?

 

La réponse est oui ! Un restaurant existe légalement entant que société commerciale. Comme toutes les sociétés, il doit donc tenir une comptabilité générale. Celle-ci implique des écritures complexes… Attention à ne pas se tromper, votre responsabilité serait engagée !

 

Seul un professionnel saura tenir votre comptabilité encours d’année et en fin d’exercice. En fin d’année, il devra produire avec une grande rigueur les différents documents requis (voir ci-dessous). Il est donc nécessaire de faire appel à un comptable pour gérer son restaurant, mais ce prestataire peut prendre plusieurs formes : cabinet comptable spécialisé en restauration, expert-comptable indépendant, ou solution de comptabilité en ligne.

La comptabilité des restaurants au jour le jour

 

En comptabilité, un restaurant est tenu d’enregistrer de façon chronologique tous ses mouvements de patrimoine. Cela concerne d’un côté les dépenses : achats, salaires, loyers, licences, etc ; et de l’autre, les ventes (soit les recettes, consignées dans votre logiciel de caisse).

 

Les dépenses et les recettes font donc l’objet d’écritures comptables au fil de l’eau. Ces écritures (dans le livre-journal, ou plutôt dans un logiciel de comptabilité pour restaurant) doivent respecter le plan comptable du restaurant. Il s’agit d’une longue liste de comptes virtuels qui permettent de répertorier vos achats et dépenses dans les bonnes cases, en accord avec le plan comptable général.

 

Comptabilisation des recettes d’un restaurant

 

Dans la comptabilité d’une entreprise B2B, les recettes sont ventilées par client. En restauration (et autres secteurs B2C), c’est impossible. Les recettes sont donc ventilées dans le plan comptable du restaurant par mode de paiement.

 

Pour cela, la caisse enregistreuse (ou logiciel de caisse) dispose d’une fonction qui permet de sortir le total des recettes à chaque fin de service. Il s’agit du ticket Z : il permet de générer une note avec le total des recettes par mode de paiement.

 

Carte bancaire, espèces, chèques, tickets-restaurant, titres-restaurant dématérialisés… Chaque sous-total peut faire l’objet d’une écriture comptable dans la bonne case du logiciel de compta. En général, ces recettes sont enregistrées dans un sous-compte du compte 7011 (vente de produits finis).

Comptabilisation des dépenses d’un restaurant

 

De même, les restaurants sont tenus de comptabiliser leurs dépenses de façon chronologique. Il faut réaliser des écritures comptables périodiques pour les achats de denrées alimentaires, les produits d’entretien, le mobilier, les uniformes, le loyer, les assurances, les salaires, etc…

 

Pour les achats de produits alimentaires, les écritures vont dans le compte 601. En général, ces écritures comptables sont assez chronophages ! Il faut beaucoup d’auto-formation pour éviter de faire des erreurs. Or, les erreurs de bonne foi sont pénalisées ! C’est pourquoi les restaurants font très souvent appel à un expert-comptable spécialisé, qui se charge de tenir la comptabilité à leur place.

 

Autre point de vigilance : pour tous les achats et dépenses, il est important de conserver une trace ! Les factures papier ou numérisées doivent être classées par ordre d’arrivée, pour servir de preuve en cas de contrôle. Tous ces documents doivent être conservés pendant 10 ans. Pour se faciliter la tâche, les restaurateurs peuvent utiliser une solution automatisée de gestion du paiement, comme Libeo

A quoi sert le ticket Z ?

 

Le ticket Z est en quelque sorte le récapitulatif de votre activité de caisse. Il est émis en fin de service ou de journée. C’est un ticket de clôture, à la différence du ticket X qui peut être émis en cours de service.

 

Utile à la comptabilité du restaurant, le ticket Z résume tous vos mouvements entrants. Votre facturation est ventilée par taux de TVA, par moyen de paiement, par famille de produit… Il a une valeur officielle :après vérification de concordance, il est utilisé par le comptable pour saisir vos recettes dans votre logiciel ou plateforme de comptabilité.

 

Comment la comptabilité peut aider à calculer la rentabilité de votre restaurant ?

 

La comptabilité n’est pas seulement une obligation légale. Elle produit aussi des indicateurs financiers et économiques de première qualité pour gérer son restaurant. Elle permet notamment de savoir où se situe la rentabilité de votre restaurant, par rapport à certains indicateurs de performance.

 

Ces indicateurs sont à suivre régulièrement pour voir si tous les feux sont au vert. Leur évolution dans le temps peut vous aider à détecter un disfonctionnement et à y remédier avant qu’il ne soit trop tard. Parmi les principaux indicateurs de performance de votre restaurant se trouvent les suivants :

  • Chiffre d’affaires ;
  • Ticket moyen ;
  • Taux de marge brute ;
  • Chiffre d’affaires par personne ;
  • Ratio de coût des matières premières ;
  • Ratio des charges de personne.

Le bilan comptable en fin d’année

 

Tous les 12 mois, c’est la fin de l’exercice comptable. S’il est calqué sur l’année civile, il se termine donc à la fin du mois de décembre. Les restaurants, comme toutes les sociétés, doivent alors répondre à certaines obligations comptables annuelles.

 

En fin d’exercice comptable, chaque restaurant doit procéder à l’inventaire de ses stocks non-périssables. Cela permet à l’administration fiscale de détecter les ventes dissimulées. L’inventaire peut être réalisé en interne ou confié à une entreprise spécialisée.

 

Ensuite, le restaurant va établir ses comptes annuels à partir des données comptables de l’année écoulée. Les documents à produire peuvent être les suivants :

  • Bilan comptable du restaurant ;
  • Compte de résultat ;
  • Annexe.

 

 

Enfin, en plus d’être obligatoire, la comptabilité est une source d’informations précieuses pour un restaurant. Elle vous permet de compiler des indicateurs très importants pour booster la rentabilité de votre restaurant et le rendre plus profitable !

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